Personvernerklæring

Behandlingsansvarlig

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan vi samler inn og bruker (behandler) personopplysninger i virksomheten vår. Rubynor AS, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for behandlingen.

NB! Det er ikke lov til å kopiere noe tekst fra denne personvernerklæringen, jfr. lov om opphavsrett.

Vår kontaktinformasjon er:

Rubynor AS Avd Flytaxien

Forretningsadresse: Bedriftsvegen 64, 3735 Skien
Org.nr.: 997 444 345

E-postadresse: [email protected]

Vi tar personvernet ditt på alvor og vi har tatt flere grep for å sikre at vi gir deg tydelig informasjon om hvordan vi behandler dataene dine, og hvilke rettigheter du har. Hvis du føler at noe er uklart eller mangler, må du ikke nøle med å kontakte oss.

Rettighetene dine

Ta kontakt med oss hvis du har spørsmål om eller vil benytte deg av en av dine rettigheter. Du har krav på svar senest innen 30 dager. Les mer på Datatilsynets sider.

Hvem vi behandler personopplysninger om

Vi behandler personopplysninger om:

Hvordan vi samler inn personopplysninger

Det er frivillig å oppgi personopplysninger til oss, men for å kunne gjennomføre en handel og/eller inngå en avtale trenger vi imidlertid en rekke opplysninger fra deg. Vi verken leier, kjøper eller selger personopplysninger fra/til andre, og vi behandler ikke særlige kategorier personopplysninger utover det som gjelder i et vanlig ansettelsesforhold.

Vi behandler personopplysninger når du eller selskapet du representerer:

Formål, rettslig grunnlag og lagring

Etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 behandler vi personopplysninger på bakgrunn av:

  1. Ditt samtykke
  2. En avtale vi har inngått
  3. En rettslig forpliktelse vi har
  1. En berettiget interesse vi mener at vi har

Som hovedregel skal ikke personopplysninger behandles og oppbevares lenger enn nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen. For å overholde dette har vi GDPR-revisjoner etter behov der vi formelt vurderer og går gjennom personvernarbeidet vårt. Hensikten er å endre, oppdatere og om nødvendig slette personopplysninger.

Vi beholder data så lenge vi er pålagt til det etter gjeldende juridiske forpliktelser, for eksempel relatert til regnskaps, skatte- eller ansettelseslovgivning, og/eller andre relevante regler og forskrifter. Du kan når som helst kontakte oss hvis du ønsker at vi skal slutte å behandle eller slette personopplysningene dine, men merk at vi ikke kan slette personopplysninger vi er rettslig forpliktet til å behandle.

Slik behandler vi personopplysninger

Her beskriver vi i detalj når og hvordan vi behandler personopplysningene dine, til hvilke formål, på hvilket rettslig grunnlag og hvor lenge.

Vi behandler personopplysninger når:

Du kommuniserer med oss

Når du gir oss visittkortet ditt eller henvender deg til oss via nettsiden (kontaktskjema, kommentarfelt, chat eller lignende), på e-post, via telefon (anrop, tekstmelding) eller sosiale medier, behandler vi personopplysninger. Avhengig av hvor og hvordan du sender oss melding, kan dette være navn, kontaktinformasjon, IP-adresse og øvrige opplysninger du velger å sende til oss.

Formålet er å kunne svare på henvendelser fra deg, for historikk, og for å ha dokumentasjon i tilfelle vi mottar reklamasjoner, klager eller rettslige krav. Det rettslige grunnlaget er f), der de berettigede interessene er å kunne svare på henvendelser fra deg, for historikk, og for å ha dokumentasjon i tilfelle vi mottar reklamasjoner, klager eller rettslige krav. Vi går gjennom, arkiverer og sletter henvendelser etter behov, men ikke sjeldnere enn hvert 1 år. Regnskapsmateriale oppbevares inntil fem år, etter reglene i bokføringsloven.

Du eller selskapet du representerer kjøper våre produkter og tjenester

Når du eller selskapet du representerer kjøper produkter og tjenester fra oss behandler vi personopplysninger som navn, kjøretøydata og løyvenummer, kontaktinformasjon, IP-adresse, bestillings- og betalingsinformasjon og historikk.

Formålet er å kunne levere produkter og tjenester til deg og/eller selskapet du representerer etter bestilling/kjøp, for ha en historikk over solgte produkter og tjenester og ellers å administrere og følge opp kundeforholdet med deg og selskapet du representerer. Det rettslige grunnlaget er a) samtykke, b) avtale og c) rettslig forpliktelse etter bl.a. bokførings- og skatteloven. Regnskapsmateriale oppbevares inntil fem år, etter reglene i bokføringsloven.

Markedsføring i eksisterende kundeforhold

Når du eller selskapet du representerer blir kunde hos oss behandler vi personopplysninger som nevnt over. Dersom du eller selskapet du representerer har et eksisterende kundeforhold hos oss vil vi kunne sende deg markedsføring på e-post og SMS, i tråd med markedsføringsloven § 15.

Formålet er å kunne yte god kundeservice. Det rettslige grunnlaget er f), der de berettigede interessene er å kunne tilby deg relevante produkter og tjenester. Det rettslige grunnlaget kan også være a), der du har gitt oss ditt samtykke. Du kan når som helst melde deg av markedsføring på e-post og SMS. Opplysningene oppbevares så lenge kundeforholdet eksisterer, til du melder deg av eller inntil du eventuelt protesterer mot behandlingen.

Du søker på jobb eller jobber hos oss

Når du søker på jobb hos oss behandler vi personopplysninger som navn, kontaktinformasjon, CV og andre opplysninger vi trenger for å kunne vurdere søknaden din. Det rettslige grunnlaget er b) avtale, og eventuelt artikkel 9 nr. 2 b) og h) dersom søknaden din inneholder særlige kategorier personopplysninger. Opplysningene slettes etter at en person er valgt til jobben, med mindre du har samtykket til at vi lagrer informasjonen din lenger i tilfelle du ønsker å søke på jobb ved en senere anledning.

For ansatte behandler vi personopplysninger som nevnt over, i tillegg til opplysninger som er nødvendig for å kunne utbetale lønn og ellers administrere arbeidsforholdet. Det rettslige grunnlaget for dette er b) avtale, c) rettslige forpliktelser etter gjeldende lover for ansettelsesforhold og eventuelt artikkel 9 nr. 2 b) og h) ved særlige kategorier personopplysninger. Opplysninger om ansatte slettes som hovedregel når arbeidsforholdet opphører, med mindre særlige grunner (som tvist om oppsigelse eller avskjed) gjør det nødvendig å oppbevare dem lenger. Opplysninger knyttet til lønnsadministrasjon oppbevares inntil fem år, etter reglene i bokføringsloven.

Du er en leverandør eller samarbeider med oss

Når du inngår en avtale med oss enten som leverandør, samarbeidspartner eller databehandler, behandler vi personopplysninger som navn, kontaktinformasjon og korrespondanse. Formålet er å kunne inngå en avtale med deg og det rettslige grunnlaget er b) avtale. Opplysningene oppbevares inntil fem år etter reglene i bokføringsloven. Vi behandler personopplysninger knyttet til generell korrespondanse og kommunikasjon som beskrevet over.

Hvem vi deler personopplysninger med

For å kunne drive virksomheten vår effektivt og sikkert, er vi noen ganger nødt til å dele personopplysningene dine med parter som:

Vi krever at alle vi deler personopplysningene dine med sikrer dataene dine i henhold til god informasjonssikkerhet og etter kravene i personvernforordningen.

* Vi bruker databehandlere for:

På grunn av sikkerhet har vi ikke spesifisert disse ved navn, men ta gjerne kontakt med oss hvis du vil vite mer.

Overføring av personopplysninger utenfor EU/EØS

I noen tilfeller overføres personopplysningene dine utenfor EU/EØS, for eksempel der vi bruker leverandører utenfor EU/EØS til skylagring og ellers for å kunne drive virksomheten vår på en trygg og effektiv måte. Overføring av personopplysninger til utenfor EU/EØS er kun tillatt til land EU-kommisjonen har godkjent, eller under nødvendige garantier etter personvernforordningen. Dette kan for eksempel være EUs standardkontrakter.

På grunn av sikkerhet har vi ikke spesifisert disse ved navn. Ta gjerne kontakt hvis du vil vite mer om hvilke slike databehandlere vi bruker, hva slags nødvendige garantier som gjelder for slik overføring og hvilke ekstra sikkerhetstiltak vi har implementert.

Sikkerhet

Vi tar informasjonssikkerhet på alvor, og vi vil alltid gjøre vårt ytterste for å ivareta personopplysningene dine på best mulig måte. Blant annet bruker vi sterke passord, kryptering av data, tilgangskontroll og sikkerhetskopiering for å sikre dataene våre og hindre at uvedkommende får tilgang til å se, endre, slette eller på noen måter påvirke dataene vi oppbevarer, inkludert personopplysningene dine.

Vi tillater kun andre å få innsyn i og/eller behandle personopplysningene dine i henhold til våre instruksjoner, og kun der det er strengt nødvendig (f.eks. ved IT-support).

Denne personvernerklæringen ble sist oppdatert: 29.09.2021